Personeel en Organisatie
Transitie
De belangrijkste ontwikkeling binnen ons taakveld is wel de transitie van ons team zelf. Die is eind 2019 in gang gezet en in 2020 bestuurlijk afgehecht, waarna er uitvoering is gegeven aan de opgaven uit het transitieplan. De transitie van P&O is een officiële reorganisatie gebleken, waarover wij met de vakbonden constructieve afspraken hebben gemaakt. Aan het eind van het boekjaar heeft elke medewerker van P&O zijn of haar voorgenomen plaatsing teruggekoppeld gekregen.
Qua dienstverlening is het team P&O er goed in geslaagd om alle taken en verantwoordelijkheden efficiënt te blijven uitvoeren onder de nieuwe omstandigheden. De dienstverlening heeft ongehinderd doorgang gevonden:
De inrichting van een nieuwe HR-cyclus.
De succesvolle implementatie van de WNRA en de daarmee samenhangende actualisatie van het personeelshandboek.
De implementatie van Motion, in samenwerking met de teams Financiën en I&A.
De omvangrijke afronding van het RI-&E-project.
De start van het project Inclusief Werkgeverschap .
De begeleiding van Diemen ‘22.
De vaststelling van het transitieplan voor P&O.
De start van het proces om te komen tot een gezamenlijke visie op werkgeverschap.
De arrangementen die we met de vier partnerorganisaties zijn overeengekomen met betrekking tot de dienstverlening van P&O, zonder daarbij alle andere werkzaamheden en initiatieven te kort te willen doen.
Er zijn tot nu toe nauwelijks zaken blijven liggen. Wel hebben wij besloten de Arbo-aanbesteding een half jaar op te schuiven. Daarnaast vormen het onboarding-traject en de gezamenlijke introductiedag een belemmering door Corona. Ook vraagt het inwerken/opvangen van nieuwe collegae extra aandacht en zorg.
Naast de afspraken die we maakten m.b.t. de kalender 2020, is er ook werk bijgekomen. Dit richt zich met name op Corona-gerelateerde vraagstukken, zoals het sturen op verlof, vakantie in risicovolle gebieden, thuiswerkbeleid en extra alertheid op het ondertekenen van brieven en overeenkomsten, nu we niet meer fysiek bij elkaar zitten. Maar ook vernieuwing van de procedure in- en externe werving en de koppeling van Motion met Time-tell vroeg aandacht van ons.
Qua processen zijn we redelijk op orde, maar daarmee is het niet klaar. In 2021 zal vooral de inrichting van de workflows in Motion prioriteit zijn, te beginnen bij de Personeelsadministratie.
Steeds is van belang dat we kijken naar hoe we zaken efficiënter kunnen doen.
Als voorbeeld hier onze nieuwe spelregels met betrekking tot werving en selectie. We kijken steeds waar het beter kan. En bij elk nieuw beleidsonderwerp, hoort ook de afhechting in een sluitend proces (bijvoorbeeld de HR-cyclus nieuwe stijl).
Op hoofdlijnen verloopt de dienstverlening conform de afspraken in de arrangementen. De reguliere advisering lijkt steeds beter op orde te komen en we worden goed door onze partners betrokken. Dat is ook het uitgangspunt voor 2021.
Overige activiteiten
In dit kalenderjaar hebben we de uitvoering van de attentieregeling ondergebracht bij de Servicedesk. Vanuit integrale dienstverlening én efficiency-oogpunt bleek dat efficiënter.
Om kwetsbaarheid te reduceren zijn de functies van sr. Lean-adviseur en functioneel beheerder P&O, overgeplaatst naar respectievelijk de Staf en het team I&A. Ook is de salarisadministratie ondergebracht bij het team Financiën, omdat het werkproces beter aansluit bij de kernactiviteiten van de Financiële Administratie – en dit was bij de oprichting van Duo+ ook zo afgesproken.
We hebben de ‘KPMG’-kwestie achter de rug m.b.t. informatieveiligheid. In een teamsessie onder leiding van KPMG is er gekeken naar diverse elementen die een relatie hadden met het fraude-incident, zoals het opvolgen van acties, het zelf organiserend vermogen van ieder individueel en het uitspreken van verwachtingen naar elkaar. Het is gebeurd en het is vooral van belang hoe we van fouten leren. Daar gaan we verder mee in onze teamsessies in het kader van de transitie, ook met de aanbevelingen uit het rapport van KPMG en hoe we die kunnen vertalen in concrete acties. In het MTBV is afgesproken dat het cultuurelement wordt opgepakt in een breder programma, dat nu gemakshalve ‘bedrijfsvoering beter’ wordt genoemd.
De huidige situatie vraagt van ons allen extra aandacht voor communicatie en afstemming: evt. misverstanden die je eerder oploste door even naar iemand toe te lopen, moet je nu via een andere route afhechten. Ook doet het vele ‘scherm ’werken en het niet-persoonlijk contact een beroep op onze omgang met elkaar en ons fysieke uithoudingsvermogen. We zijn ons daarvan bewust!